VLM (Virtual literature Management) adalah sebuah perusahaan print Communications ternama yang memanfaatkan tekhnologi internet dan pencetakan digital mutakhir. Dengan fasilitas yang dimilikinya, memungkinkan para penlanggan untuk menghasilkan, melihat dan memesan bahan-bahan pemasaran (marketing collateral) tertentu sepenuhnya secara on line.
Dengan aplikasi berbasis web yang unik ini, tanpa biaya pengiriman, VLM juga dapat mengkostumisasi, menyetujui dan menerima pesanan pelanggan secara on line. Pelanggan dapat memastikan jumlahnya, stok kertas dan metoda distribusi sesuai dengan yang dibutuhkan oleh pelanggan. Dengan perangkat dan interface yang canggih, mumungkinkan para pelanggan untuk mengupload berbagai format file, antara lain PDF, power Point ataupun word. Sistem ini sepenuhnya terkostumisasi sehingga pelanggan dapat memilih fitur yang susai dengan kebutuhan.
Pada awalnya VLM dibangun oleh Gerard Malone (senior) tahun 1967 berupa perusahaan percetakan tradisional. Pada tahun 1976, VLM yang bermula sebagai perusahaan Graphic Reproduction berkenalan dengan teknologi maju dengan membeli scanner otomatis yang pertama buatan Eropa.
Tahun 1988 Graphic Reproduction mengembangkan sistem pewarnaan komputerisasi untuk kalangan bisnis buku-buku komik Amerika. Kemudian pada tahun 1990, bidang kerja ini dilakukan secara terpisah oleh perusahaan baru, yaitu Graphic Color Works Ltd, yang melayani industri buku-buku komik. Namun kemudian pada tahun 1998 dilakukan merger antara Graphic Reproduction dan Graphic Color Works Ltd, dan berupah menjadi Virtual Literature Management (VLM).
Perubahan bermula pada tahun 1999, perusahaan memutuskan untuk membangun sistem percetakan on line terpadu yang memungkinkan para pelanggan dapat secara cepat membuat dokumen dan memesannya kepada VLM, tanpa perlu interaksi dari VLM.
Pengembangan sistem baru ini ssepenuhnya ditangani oleh tim TI internal VLM . mereka membangun sistem inti, yang dapat memenuhi kebutuhan 80% pelanggan. Sedangkan 20% sisanya memberi layanan terkostumisasi sebagaimana yang diinginkan pelanggan.
Meski target utam pasar VLM adalah para agensi real estate, namu pada kenyataannya banyak pelanggan lain yang memanfaatkan layanan VLM ini. Karenanya, perusahaan berusaha untuk menyesuaikan dengan kebutuhan para pelanggan, yakni membangun sistem inti yang akan memenuhi 80% kebutuhan pelanggan utama, sedangkan 20% sisanya untuk memenuhi kebutuhan pelanggan baru.
Kustomisasi semacam itu dilakukan, misalnya VLM harus membuat piranti lunak SAP yang kebanyakan digunakan para pelanggan (karena pemesanan harus bernomor PO, sementara pesanan menggunakan sistem berbasis SAP).
Keselarasan antara Business Process, People, and Information Technology
Sistem Informasi yang baik harus mampu menyelaraskan bisnis prosesnya, people dan Teknologi informasinya. Ketiga komponen ini harus saling terkait satu sama lain. Ternyata VLM belum benar-benar bisa mengembangkan Sistem yang di ciptakannya tersebut. Sistem on line yang sekarang belum sepenuhnya berhasil, pelanggan mungkin dapat memesan secara on line, tetapi sistem pemesanan yang dilakukan oleh pelanggan belum terkoneksi dengan sistem produksi. Pesanan masih harus di transfer dari satu sistem ke sistem lainnya secara secara manual.
Dipandang dari perspektif pengguna (User), kesulitan terbesar yang dialami VLM adalah karena masing-masing kantor cabang telah memiliki koneksi dengan printer individual. VLM memposisikan dirinya dipasar sebagai in-house printer. Perusahaan yang menjalin kerjasama dengan VLM pertama kali adalah TMX Corporation (suatu agensi perumahan dengan 260 kantor cabang), TMX menilai perlu menjalin kerjasama dengan VLM karena dinilai memiliki keuntungan dari segi biaya pencetakan brosur. Agar mampu menciptakan brosur yang menarik, setidaknya 100 lembar, maka dibutuhkan 2500 orang dan 260 printer. Pengeluaran di kantor cabang pun sulit dikendalikan. Karenanya, TMX menyadari bahwa dengan menyatukan kebutuhan pencetakan undangan atau brosur kepada satu perusahaan, mereka dapat menghemat banyak biaya pencetakan mereka. Selain itu, kantor pusat dapat mengakses sistem informasi manajemen VLM untuk memastikan bahwa biaya yang dikeluarkan masih sesuai dengan biaya anggaran. Namun seperti yang telah disebutkan, terjadi suatu penolakan yang bersifat teknis dari kantor cabang (yang merupakan pengguna). Karena masing-masing kantor cabang telah memiliki koneksi dengan printer indiviual, mereka enggan menggunakan sistem in-House Printer VLM. Meski ada permintaan dari kantor pusat untuk menggunakan VLM, mereka melakukannya dengan terpaksa.
Metode Pengembangan Sistem
Tujuan VLM menciptakan sistem tersebut adalah untuk menciptakan sistem percetakan on line terpadu yang memungkinkan pelanggan dapat secara cepat membuat dokumen dan memesannya ke VLM, tanpa harus berinteraksi dengan VLM. Dari kasus tersebut, dapat disimpulkan perusahaan hanya menciptakan suatu sistem pemasaran dan belum terintegrasi (terkoneksi) dengan sistem produksi. Hingga saat ini perusahaan belum menciptakan suatu sistem yang dapat mengintegrasikan sistem tersebut dengan sistem produksinya. Sehingga dapat disimpulkan perusahaan menggunakan metode pengembangan sistem bertahap. Karena mereka menciptakan sistem sendiri, maka mereka memiliki resiko kegagalan yang cukup tinggi. Dengan bertahap, maka apabila terjadi permasalahan atau kegagalan dalam penerapan sistem, biaya yang dikeluarkan tidak begitu besar. Selanjutnya, seandainya terjadi permasalahan timbul di tengah jalan, dapat segera langsung diperbaiki, dan tentu saja dapat mengurangi biaya yang timbul. Keuntungan yang paling penting dari penggunaan metoda ini di VLM adalah dapat memungkinkan karyawan untuk menyesuaikan diri secara perlahan-lahan dengan sistem baru tersebut. Hingga mereka dapat bekerja dengan maksimal.
Pemanfaatan Project Management
Perusahaan menggunakan metode tersebut adalah dengan harapan dapat meminimalisasi resiko kegagalan implementasi. Tetapi ternyata tim proyek implementasi belum bekerja dengan baik, karena change management belum mampu menjadi jembatan perubahan dalam organisasi, hal tersebut dapat dilihat bahwa banyaknya resistensi dari user (kantor cabang perusahaan pelanggan). Selain itu tim proyek belum mampu memetakan business process perusahaan dengan baik, sehingga masih ada sistem yang tidak terintegrasi yaitu antara sistem pemesanan/penjualan (pemasaran) dan sistem produksi.
Keselarasan antara company direction dan IS Direction
Bahwa proyek tersebut sebenarnya memiliki arah pengembangan yang tepat, namun ternyata pada pengimplementasiannya muncul permasalahan. Perusahaan belum menciptakan Blue print yang dapat mempermudah user untuk mengoperasikan sistem tersebut. Tidak ada metode sosialisasi yang tepat untuk disampaikan dan kepada para user. Selain itu sistem-sistem yang lama belum seluruhnya terintegrasi dengan sistem yang baru dibuat tersebut.
Tantangan yang dihadapi oleh IS Departemen
Pasar pencetakan digital, seperti yang sedang digeluti oleh VLM saat ini, merupakan pasar yang sangat kompetitif. Dengan demikian, perusahaan harus mencari cara yang lebih berdaya saing, dan kemudian VLM lebih memilih untuk menempatkan diri sebagai in-house printers dari pada sekedar perusahaan percetakan sebagaimana dilakukan pesaing selama ini. Untuk menciptakan keunggulan bersaing, VLM harus mampu membangun sistem percetakan on-line terpadu.
Saat ini VLM sudah mampu menciptakan suatu sistem percetakan on-line terpadu baru, yang memungkinkan para pelanggan dapat secara cepat membuat dokumen dan memesannya ke VLM tanpa harus berinteraksi langsung dengan VLM.
Tantangan yang harus dihadapi adalah bahwa sebagian besar perusahaan mengerjakan sendiri kebutuhan pencetakan bahan-bahan pemasaran mereka. Sedangkan bisnis utama dari VLM adalah percetakan digital (in-house printers) sekaligus merancang dan membuat bahan-bahan pemasaran yang unik, menarik dan terkostumisasi. Oleh sebab itu VLM harus mampu memaksimalkan sistem yang di buat nya sendiri tersebut dan kemudian dapat memberikan keuntungan-keuntungan lebih atau value bagi para pelanggan (perusahaan) yang menggunakan jasa VLM. Sehingga pada akhirnya perusahaan memilih menggunakan jasa VLM dari pada membuat sendiri bahan-bahan pemasarannya sendiri.
Kesimpulan dan saran
Keputusan perusahaan menciptakan suatu sistem baru tersebut sudah tepat. Dengan menggunakan sistem tersebut, maka perusahaan memiliki daya saing lebih dibandingkan pesaingnya. Pasar percetakan digital merupakan pasar dengan margin yang bisa dikategorikan kecil, namun memiliki tingkat kompetitif yang tinggi. Dengan penciptaan sistem baru tersebut, VLM dianggap memiliki daya sain dan keunggulan dimata pelanggan (yaitu para agensi), karena VLM mampu menciptakan produk yang bermutu tinggi, rancangan yang menarik, dan yang paling utama, dapat mengurangi biaya pencetakan pelanggan (karena pelanggan dapat menentukan sendiri jumlahnya, stok kertasnya, metoda distribusinya, dan lain sebagainya). Ditambah lagi, pelanggan dapat memesan tanpa harus berinteraksi langsung dengan VLM, dengan menggunakan aplikasi berbasis web tersebut.
Namun dijelaskan, sistem on line berbasis web ini, yang memungkinkan pelanggan membuat dan memesan pencatakan dokumen, sistemnya belum terkoneksi ke sistem produksi. Pesanan masih harus ditransfer dari satu sistem ke sistem yang lainnya secara manual.
Hal tersebut dapat dimaklumi. VLM menggunakan teori pendekatan bertahap, dimana pembuatan sistem dilakukan penyempurnaan sedikit demi sedikit. Namun diharapkan kedepan, kedua sistem ini (pemasaran dan produksi) menyatu menjadi suatu database online tunggal. Dengan begitu, para pelanggan dapat memperoleh laporan mengenai pesanan nya secara seketika (real time) sekaligus dapat memantau proses produksi pesanannya. Pengintegrasian sistem tersebut juga memberikan manfaat bagi VLM, karena dapat memantau kinerja pencetakan cabangnya di Irlandia dan Inggris atau di negara lainnya. Fasilitas produksi pun dimungkinkan dibuat secara jarak jauh (di mana saja), sebab menggunakan sistem on-line.
Saat ini pelanggan utama VLM adalah para agensi. Di masa yang akan datang, seharusnya VLM mampu memberikan pelayanan kepada pihak yang bersifat personal, misalnya pencetakan brosur tujuan wisata, dimana kota atau negara yang akan dikunjungi, kapan dan berapa besar biayanya, berapa besar anggaran yang disediakan oleh pelanggan, dll)
Sumber : Information Technology, Communications and e-Business Magazine
Volume II No. 17-Mei-Juni 2004
0 komentar:
Posting Komentar